Les meilleures astuces Excel pour vous faciliter la vie

Excel. Pour certains, ce simple mot leur donne des frissons, mais il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi ! Affrontez vos peurs et vous serez récompensé par un programme qui pourrait être votre outil idéal. Dans ce guide, nous partageons avec vous quelques-unes des les meilleures astuces d’Excel qui vous aideront à vous débarrasser du désordre.

Sélectionner tout

Si vous souhaitez sélectionner une grille spécifique de cellules, il vous suffit de cliquer et de maintenir la souris enfoncée tout en faisant glisser la plage dont vous avez besoin. Mais que se passe-t-il lorsque vous voulez sélectionner toutes les cellules ? Excel vous offre deux alternatives :

Raccourci : appuyer sur les touches Ctrl + E dans Windows 10
Avec la souris : appuyez sur la petite cellule dans le coin supérieur gauche (entre la colonne A et la ligne 1), comme le montre l’image ci-dessous.

Créer une liste déroulante

Si vous souhaitez restreindre l’éventail des options qu’un utilisateur peut saisir dans une cellule donnée, la création d’une liste déroulante est une bonne solution.

Pour commencer, choisissez une cellule, puis allez dans l’onglet Données et sélectionnez Valider.

Sous Paramètres, recherchez l’onglet Autoriser dans le menu déroulant. Sélectionnez ensuite Liste. Mettez en surbrillance les cellules où se trouvent les données que vous voulez que les utilisateurs choisissent et cliquez sur OK.

Lorsque les utilisateurs cliqueront sur la cellule, ils ne pourront choisir que les options du menu déroulant que vous avez spécifié.

Gardez les zéros visibles

Il peut arriver que vous deviez saisir des chaînes de chiffres qui commencent par un ou plusieurs zéros. Cependant, comme les zéros non significatifs n’ont aucune valeur, Excel ne les affiche pas par défaut.

Pour résoudre ce problème, il suffit d’ajouter un guillemet simple avant les zéros. Par exemple, si vous pouvez taper  » ‘0001  » au lieu de  » 0001 « . Sachez simplement que la valeur saisie sera considérée comme du texte et non comme un nombre, et que vous ne pourrez donc pas l’ajouter ou la soustraire.

Mise en évidence et suppression des données dupliquées

Il est parfois utile d’avoir des données en double. Cependant, d’autres fois, cela rend simplement difficile la compréhension des données. Si vous êtes confronté à cette situation, vous pouvez utiliser le formatage conditionnel pour les identifier. Vous pourrez ainsi l’examiner et décider de le supprimer ou non.

Pour vérifier les doublons, sélectionnez les cellules que vous souhaitez vérifier. Cliquez sur Accueil &gt ; Formatage conditionnel &gt ; Règles de mise en évidence des cellules &gt ; Valeurs en double.

Dans la boîte de dialogue, choisissez l’option Dupliquer et cliquez sur OK.

Si vous décidez de les supprimer, sélectionnez la plage de cellules contenant des valeurs en double que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur Données &gt ; Supprimer les doublons et ensuite, sous Colonnes, activez ou désactivez les colonnes où vous voulez supprimer les doublons.

Lorsque vous utilisez l’option Supprimer les doublons, les données répétées seront définitivement supprimées. En outre, vous devez considérer que celui qui est localisé en premier sera conservé.

Masquer / afficher les cellules

Vous avez besoin d’imprimer une feuille de calcul, mais ne voulez en montrer que l’essentiel ? Une bonne idée consiste à masquer certaines lignes ou colonnes. Heureusement, c’est l’un des processus les plus simples d’Excel.

Il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la cellule où se trouve la colonne ou la ligne que vous souhaitez masquer et de cocher l’option Masquer. La colonne ou la ligne sera affichée avec une bordure épaisse entre les lignes adjacentes. En outre, vous remarquerez que le chiffre ou la lettre correspondant disparaît.

Pour le réafficher, il suffit de mettre en surbrillance les colonnes ou les lignes adjacentes, de faire un clic droit et de choisir l’option Afficher.

Si vous avez masqué plusieurs lignes ou colonnes, vous pouvez les afficher toutes en même temps en sélectionnant les lignes ou les colonnes en question, en faisant un clic droit et en sélectionnant Afficher.

Geler des lignes ou des colonnes

Panneaux de gel Excel

Si vous avez une feuille de calcul éternelle et que vous devez garder une zone visible pendant que vous passez à une autre zone, vous devez savoir comment geler des lignes ou des colonnes dans Excel. Pour ce faire, allez dans la section Voiroù vous trouverez les boutons Immobilisez et séparez.

Immobiliser : l’option Panneaux de congélation vous permet de fixer la visibilité de la zone de la feuille de calcul à gauche et au-dessus de la cellule active. De cette façon, les colonnes resteront fixes lorsque vous ferez défiler l’écran vers la droite, ou les lignes resteront statiques lorsque vous ferez défiler l’écran vers le bas. Cette option vous permet également de figer la première ligne ou la première colonne.
Split : bien qu’un peu similaire à la fonction précédente, l’option Split crée des fenêtres distinctes au sein d’une même feuille de calcul. En outre, il vous permet d’ajuster la zone de travail en faisant glisser le panneau de séparation.

Comment séparer des noms ou des données dans Excel

Données fractionnées dans Excel
Vous avez une base de données avec les noms complets des participants dans la même cellule, mais vous devez les organiser par nom de famille – tout un défi, n’est-ce pas ? Si, par le passé, la séparation des données dans une colonne nécessitait des formules complexes, Microsoft nous a facilité la vie dans les dernières versions d’Excel et propose aujourd’hui un assistant pour séparer les données.

Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner la cellule ou la colonne contenant le texte à diviser, de sélectionner la tabulation Données et l’option Texte en colonnes.

Dans l’assistant, sélectionnez Délimité &gt ; Suivant, et choisissez le délimiteur pour séparer les données. Il peut s’agir d’une tabulation, d’une virgule, d’un point-virgule, d’un espace ou de tout autre caractère permettant de diviser les données.

Une fois que vous avez décidé, sélectionnez Destination qui est l’endroit de la feuille de calcul où les données fractionnées apparaîtront, et Finition.

Comme vous le verrez, toutes les bases ne sont pas homogènes, il faudra donc probablement un processus manuel pour corriger certaines données. Mais c’est une fonction qui vous fera gagner beaucoup de temps.